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【イベント企画の依頼】成功のポイント

イベント企画を成功させるポイントは以下の通りです。

目的・ターゲットを明確にする

イベントを成功させるためには、まず何を目的としているのか、誰をターゲットとしているのかを明確にしましょう。

目的やターゲットがはっきりとしていれば、企画の段階で軸がぶれません。イベント開催には様々な目的があります。新規顧客を獲得したい、製品の認知度を高めたい、ファンをつくりたいなど、それぞれの目的に合わせ、それを達成させるためにはどうするべきかを検討しましょう。

また、目的が定まれば、自然とターゲットも明確になっていきます。ただし、大まかなターゲットではなくより細かくターゲットを設定すると、イベント企画が立てやすいでしょう。ターゲット幅は広いと、ターゲットがぼやけて本来アプローチしたい層に届きづらくなるため、注意してください。

わかりやすい企画にする

「体験型にしたい」「謎解き要素を入れて観光地に来た人に喜んでもらいたい」など、様々な案を考えることは大切です。しかし、盛り込んでいくうちに、何を目的としていたのか、誰をターゲットにしたいのかが曖昧になりがちです。あらゆる意見が出る中で、すべて盛り込もうとするとイベントの目的が薄れてしまいます。

「体験型にするのか否か」「商業施設や観光地のどこで行うものなのか」「どんな感動を与えたいのか」など、コンセプトの要素を決め、そこから詳細を詰めていきましょう。

季節やトレンドを意識する

季節やトレンドを意識したイベントは、集客率が期待できます。

4月なら新社会人向け、12月にはクリスマス関連など季節に合わせたイベントを検討しましょう。特に体験型のイベントは季節を意識すると、より多くの人が集まるはずです。

ただし、季節やトレンドを意識するあまりに本来のターゲット層から外れてしまわないように、目的とターゲット層を意識しながらコンテンツを考慮する必要があります。

予算や相場を把握しておく

イベントの企画には、予算がつきものです。参加者に価値のある内容を提供しながら、予算オーバーにならないように管理しなければなりません。

一般的なイベントにはどれくらいの費用がかかるのか、相場を確認しながら予算を割り振りましょう。また、実際に依頼する際は、見積もりをしっかりと行うことが重要です。

「体験型にしたい」「観光地で考えている」など、細やかにイベントの内容を伝えることで、業者は正確な見積もり額を伝えてくれます。見積もりした結果を見て、相場よりも安いのか高いのか、本当にその業者に依頼してよいのかなどを判断しましょう。

開催・参加しやすい場所を選ぶ

どれだけ魅力的なイベントであっても、参加しにくい場所で開催するイベントには人が集まりません。とはいえ、参加しやすさを重視して目的とは異なるイベントを開催するのは避けたいところです。

アクセスがしやすく、イベントのコンテンツに適した設備があり、さらに会場設営が可能なキャパシティがあるなど、重要視したいポイントをチェックしながら会場を決めましょう。

観光地や商業施設などをはじめ、複数の候補地をピックアップして、下見などを行いながら決めることをおすすめします。

SNSを利用する

イベントの内容や日時を多くの人に知ってもらうためには、SNSがおすすめです。しかし、集客のためだけにSNSの活用をすると、その気持ちがユーザーに見透かされてしまいます。普段から情報を発信し、アクティブなアカウントであることを認知してもらうことが大切です。

最近は、SNSを利用してイベント内容や日時のヒアリングを行い、実際のイベントに活用する人も増えています。ユーザーとSNSで直接やり取りをすることでイベント企画のヒントが得られることもあるでしょう。

他のイベントとは異なる独自性を取り込む

どこにでもあるようなイベントは、参加者も参加するメリットを感じません。オリジナリティあふれるコンテンツを取り込みましょう。

オリジナルの内容を一から考えるのは難しい場合は、他業種で行われたイベントの手法を参考にすることをおすすめします。

参加して得られるメリットを提示する

イベントに参加することでどんなメリットが得られるのかを、参加者にわかりやすく提示しましょう。

どんな体験ができるのか、参加したら受け取れる特典があるのかなど、わかりやすくメリットを用意して告知の際に伝えることで、イベントに前向きで参加してくれる人が増えます。

【イベント企画の依頼】商業施設の事例

イベントを成功させるためには、多くの参加者が楽しい時間を過ごせる企画を考えなくてはいけません。ここでは商業施設で人気のイベントを紹介します。

キャラクターショー

キャラクターショーは、いつの時代でも子供に人気があります。キャラクターがクイズ・ダンスといったショーを披露して、子ども達を楽しませるという内容です。見て楽しむのはもちろん、イベントの最期に握手会や写真撮影が行えると、より喜んでもらえます。

このイベントは、観光地がおすすめです。観光地であれば、家族連れも多いため、沢山の子供たちが集まってくるでしょう。

移動型遊具

移動可能な遊具を設置することで、子ども達に喜んでもらえる体験型のイベントができます。いつもの公園には飽きてしまったけれど、遊園地・テーマパークに行くのは難しいといった家族連れが参加してくれるでしょう。

また、空気で膨らませるタイプのエアー遊具は、空気がクッションとなって守ってくれるので、安全性が高い点も魅力の1つです。

謎解き

謎解きの体験型イベントは、近年人気が高まっています。1日限定で開催するものから、数ヶ月単位で行う常設企画まであり、開催期間の融通が利きやすいです。

周遊型にすると、お客様に施設内を回ってもらうこともでき、よいPR効果が期待できます。普段は立ち寄らない店舗・フロアにも足を運んでもらうきっかけとなるでしょう。結果として謎解きイベントは、店舗の魅力を知ってもらったり商品購入につながったりするのです。

グルメ屋台

近年、食のフェスが人気です。商業施設内でも、テーマを決めてグルメ屋台を複数招き、美味しいご飯を楽しんでもらうというイベントが増えています。

老若男女問わず参加しやすく、またお祭りの独特な賑わいが演出できるため、学校が休みに入っている夏休みなどの時期の開催がおすすめです。

体験イベント

縁日ゲームやアトラクション、ワークショップといった来場者が体験できるイベントは世代問わず喜んでもらえます。

体験イベントに参加してもらうことで、自然と施設内の滞在時間を伸ばすことも期待できるでしょう。

【イベント企画】業者依頼のメリット

イベント企画を業者に依頼するメリットは主に3つです。

1.イベントの実施がスムーズ

イベントは準備から実行まで、とてもたくさんの業務タスクがあります。様々なタスクを実行に移すことが可能な人材が自社にいないというときは、イベント会社に依頼しましょう。

イベント会社は、イベントの目的に合ったコンテンツ企画、関係各所と調整してタスクの進行管理、タスクの進捗管理と予算・リソースの分配といった内容を請け負っています。

2.時間や費用が節約できる

イベント会社に依頼してしまえば、今までイベントの企画や準備などを請け負ってきた従業員も、本来の業務に集中しやすくなります。また、依頼するとコストがかかるというイメージがありますが、経験があまりない素人が準備をするよりも、結果的に時間も費用も節約できるでしょう。

3.自分たちに知識のないアイディアを取り入れられる

イベント会社には、今までの取引で培ってきた経験や業界のトレンド・技術などの知見があります。

イベント会社に委託することにより、自分たちには知識がないアイディアにも触れることができます。イベント企画の選択肢がより一層増えるでしょう。

【イベント企画】業者依頼の費用

イベント会社に企画から開催までを依頼する場合、気になるのはその費用です。どれくらいの予算が必要なのかを見ていきましょう。

イベントを外注する際にかかる費用は大きくわけて5つあります。

1.会場費

イベントを行う会場の利用料金です。会場は収容人数・設備・アクセス方法など、何を重要視して選ぶかによって金額は変わるでしょう。

会場選びは施設のホームページを通じて発注者が自ら抑えることも、イベント会社に依頼を任せることもできます。

会場の規模によって相場は異なりますが、例えば100名が参加できるセミナーの場合、15～30万円が相場です。

2.人件費

イベントの企画や当日の運営を取り仕切るディレクターは、1日あたり3～4万円の費用がかかります。一方、来場者の案内や誘導をする運営スタッフは1日あたり2万円程度が平均の相場です。

イベントの規模は大きくなればなるほど必要な人材が増え、人件費も高くなります。

3.企画費

イベントの企画や台本の作成、配布物を請け負っている印刷会社との調整などにかかる費用が企画費です。

当日の人件費とは別に計上されるため、注意してください。こちらも100名が参加できるセミナーの場合で、相場は5～15万円です。

4.制作費

イベントの会場に設置する看板やインビテーション、イベントで流す映像などの制作に必要な費用です。

100名規模のセミナーなら、20～35万円程度が相場となっています。

5.機材費

イベントを運営するにあたって、音響や映像の機材は欠かせません。イベントによりますが、ステージ周辺で使用する照明や音響の機材を始めとして、様々な機材があります。

必要な機材がすでに設置されている会場を選べば、コストを削減することも可能です。

相場は幅が広く、5～30万円程度が平均の価格帯です。見積もりは、複数の業者に依頼しましょう。複数見積もりを依頼することで、見比べた上でどこに依頼するかを決められます。